Функциональные обязанности секретаря руководителя. Должностные инструкции секретаря. VI. Условия работы
Секретарь руководителя
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:
1) высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;
1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
1) специфику основной деятельности организации;
2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;
3) руководящий состав организации и ее подразделений;
4) функции самоменеджмента;
5) принципы и правила планирования рабочего времени;
6) постановку целей;
7) правила проведения деловых переговоров;
8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
9) основы управления временем;
10) телефонные контакты руководителя;
11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
13) правила поддержания и развития межличностных отношений;
14) правила защиты конфиденциальной информации;
15) порядок подготовки и проведения командировок;
16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
17) деловой протокол;
18) этику делового общения;
19) правила организации приема посетителей;
20) правила речевого этикета;
21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;
24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
27) составление сметы расходов;
28) основы написания речей и докладов руководителя;
29) правила делового общения, делового этикета;
30) этикет и основы международного протокола;
31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
32) принципы, способы информирования сотрудников;
33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;
34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
37) основы эргономики офиса и флористики;
39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
43) правила документационного обеспечения деятельности организации;
44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
46) виды документов, их назначение;
47) основы документной лингвистики;
48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
49) правила подписания и утверждения документов;
50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
51) грамматические правила русского языка;
52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
53) современные информационные технологии работы с документами;
54) порядок работы с документами, схемы документооборота;
55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
59) системы электронного документооборота;
60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;
65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
66) состав внешних информационных потоков;
67) состав внутренних информационных потоков;
68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
69) особенности формирования баз данных в организации;
70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
75) формы предоставления управленческой информации;
76) источники управленческой информации;
77) методика отбора источников информации;
78) требования, предъявляемые к управленческой информации;
79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.4. Секретарь руководителя должен уметь:
1) устанавливать цели, определять иерархию целей;
2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
6) выбирать и оформлять планировщик;
7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
9) выбирать оптимальный ритм работы;
10) анализировать причины невыполнения задач;
11) применять информационно-коммуникационные технологии;
12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;
13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
17) соблюдать служебный этикет;
18) оформлять авансовые отчеты руководителя;
19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
20) оформлять командировочные документы;
21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
23) применять способы делового общения;
24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
26) управлять конфликтами;
27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
29) создавать положительный имидж организации;
30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);
36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
37) соблюдать правила делового этикета и протокола;
38) поддерживать имидж организации;
39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;
40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
41) обеспечивать безопасность деятельности организации;
42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
43) вести сроковую картотеку;
44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;
45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;
46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;
48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;
49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;
50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;
52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;
53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;
54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;
55) составлять и оформлять организационные и методические документы;
56) редактировать тексты служебных документов;
57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;
58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;
59) использовать справочные правовые системы;
60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;
61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
63) пользоваться электронной почтой;
64) пользоваться системами электронного документооборота;
65) пользоваться унифицированными формами документов;
66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;
67) печатать служебные документы;
68) работать с компьютером, сканером;
69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;
71) составлять и оформлять нормативные акты;
72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;
73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;
74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;
75) обеспечивать сохранность документов организации;
76) производить подготовку дел для передачи в архив;
77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;
78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;
80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;
81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;
82) вводить в память компьютера электронные образы документов;
83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;
85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;
86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;
90) обеспечивать оперативность информационных потоков;
91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
92) ……… (другие навыки и умения)
1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.7. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:
1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
2) планирование рабочего дня секретаря;
3) организация телефонных переговоров руководителя;
4) организация командировок руководителя;
5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;
6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;
7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
10) составление и оформление управленческой документации;
11) организация работы с документами в приемной руководителя;
12) организация хранения документов в приемной руководителя;
13) обеспечение руководителя информацией;
14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);
3) производит согласование с руководителем временных планов;
4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;
3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:
1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;
2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);
3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;
4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);
5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;
6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;
3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:
1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;
2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;
3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;
4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;
5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;
6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;
7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;
8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;
3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:
1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;
2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;
3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;
4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;
5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
7) производит подготовку документов к поездке руководителя;
8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;
9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;
10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;
3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:
1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;
2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;
3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;
4) производит регистрацию посетителей;
5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;
6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;
7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;
8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;
9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;
3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;
2) производит оформление списка участников мероприятия;
3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;
5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;
7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;
12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;
14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;
15) выполняет ведение протокола мероприятия;
16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;
3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
1) производит документальное оформление решений руководителя;
2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;
4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
7) производит фиксацию исполнения поручений;
8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;
3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;
2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;
4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;
5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;
6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;
7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;
3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;
2) осуществляет разработку положения о секретариате;
3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;
3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:
1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;
3) выполняет размножение служебных документов;
4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:
1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;
2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;
3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;
4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;
5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;
6) выполняет ведение информационно-справочной работы;
7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;
3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:
1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;
2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;
3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:
1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;
2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;
4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;
5) производит формирование и использование баз данных в организации;
3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:
1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;
2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;
3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;
4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;
5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.16. ……… (другие обязанности)
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Утверждаю................................................
…………………………………………….
(наименование организации)
…………………………………………….
(должность)
………...….……………………………...
(ф.и.о.)
«…..» …………………. 20….. г.
Должностная инструкция
секретаря
……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
……………………………………………….……………………………………………………..
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю
…………………………………………………………………………………………………….../> (предприятия, структурного подразделения)
1.5. Секретарь
должен знать:/>- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;/>- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;/>- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;/>- устав предприятия;/>- схемы документооборота;/>- сроки и порядок сдачи дел в архив;/>- системы организации контроля исполнения документов;/>- методы оформления и обработки документов;/>- машинопись;/>- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;/>- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;/>- основы этики и эстетики;/>- правила делового общения;/>- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;/>- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;/>- правила и нормы охраны труда./>- основы организации труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь:/>- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;/>- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;/>- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;/>- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;/>- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;/>- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;/>- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;/>- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;/>- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;/>- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;/>- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;/>- ведет контрольно-регистрационную картотеку;/>- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;/>- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;/>- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;/>- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;/>- выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:/>- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;/>- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;/>- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;/>- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав./>
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность:/>- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;/>- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;/>- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;/>- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5. Прочее
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)
с должностной инструкцией ознакомлен
……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./> (ф.и.о. / подпись)
Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.
Должностная инструкция секретаря
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.
Что обязан знать и должен делать секретарь
Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:
- Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
- Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
- Принимать и вести учет телефонограмм.
- Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
- Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
- Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
- Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
- Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.
Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:
- весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
- устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
- нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
- правила пользования средствами оргтехники и связи;
- правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
- правила организации труда на рабочем месте;
- нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.
Специфика делопроизводителя
Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:
- Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
- Правильное ведение внутренней документации.
- Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.
Особенности работы референта
На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.
Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать.
В чем состоят обязанности секретаря руководителя?
Сразу надо отметить, что секретари бывают разные. Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами. В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.
Некоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:
- занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
- ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
- следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
- передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
- организовывает переговоры по телефону;
- в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
- ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
- организует прием посетителей и т. д.
В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.
Оформление должностной инструкции секретаря руководителя
Оформление , как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:
Не знаете свои права?
- название учреждения, для которого разработан документ;
- название документа («Должностная инструкция»);
- указание даты разработки и составления;
- номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
- указание места, где было произведено составление;
- отметка об утверждении;
- собственно заголовок и текст инструкции;
- отметка о том, есть ли приложения;
- отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).
Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.
Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?
В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к. референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности. Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.
Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.
Должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:
- подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
- составление докладов по требуемым темам;
- консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.
Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).
Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.