И справочно-аналитические документы. Виды служебных документов. Особенности составления и оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов Виды информационно аналитических документов

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями , специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии , составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии . Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­ вершившиеся составлением акта.

Вопрос 30. Виды аналитических и информационных документов, направляемых Посольством в Центр.

Аналитические и информационные документы, отправляемые российским посольством и МИДом в Центр, являются основной составляющей проводимой ими информационно-аналитической работы.

1. «Обзор печати» («Обзор прессы», «Хроника событий»). Подготовку таких документов чаще всего поручают начинающим дипломатическим работникам. Их задача: грамотно обработать получаемую прессу, выбрать самые значимые сообщения, составить краткие аннотации по ним. В работе над «Обзором печати» сотрудник не даёт своей оценки описываемым событиям. Краткость формулировок и ёмкость текста считаются главным достоинством «Обзора печати».

2. «Информация» (2-3стр.). Это короткий, лаконичный документ, содержащий конкретную фактологическую информацию по какому-либо частному вопросу. Темой для неё может быть съезд влиятельной политической партии, изложение какого-либо важного закона и т.д. В «Информации» обычно не содержится элементов глубокого анализа и долгосрочного прогнозирования.

3. «Справка» (3-5стр.). В ней освещается широкоформатная тема, например, внешняя торговля страны пребывания за год, или полгода, вопросы состояния отношений страны пребывания с третьими странами, участие страны пребывания в работе международных организаций и т.д. Речь идет не об отдельном частном вопросе, а о проблеме широкого плана и её развитии на протяжении длительного отрезка времени. В большинстве случаев справки пишутся на такие темы, которые напрямую не затрагивают интересы России и не касаются двусторонних отношений. Они скорее служат для накопления страноведческого материала и банков данных для соответствующей аналитической работы в будущем.

4. «Информационное письмо» (имеет бо льшую важность, чем справка, хотя по размерам может не превышать её). Оно касается крупных внутриполитических или внешнеполитических проблем страны пребывания. Например, если в стране прошли парламентские выборы или выборы главы государства, то для освещения их хода и результатов вполне подойдёт форма информационного письма. В этом документе также уместны прогнозные оценки. Информационные письма попадают в поле зрения руководителей управлений и департаментов. К ним может быть проявлен интерес со стороны структур исполнительной власти и законодателей особенно, если со страной налажено стабильное сотрудничество по их линии.

5. «Политическое письмо». Автором чаще всего является глава дипломатического представительства, хотя он может поручить написать его текст одному из старших дипломатов или группе дипломатов. В политическом письме посольство может проинформировать МИД о какой-либо назревшей или внезапно возникшей крупной проблеме, которая непосредственно затрагивает интересы России, двусторонние отношения со страной пребывания. В политическом письме излагается не только суть происходящих событий, анализируются их причины, но и высказываются соображения относительно развития проблемы в будущем и формулируются рекомендации, какие шаги следует предпринять российским властям для защиты интересов граждан и государства.

6. «Годовой отчет министерства» (20-40стр.). Это главный информационный документ, в подготовке которого участвует весь дипломатический состав посольства. Такой отчет дает обстоятельную картину всего, что происходило в стране за год в политической, экономической, общественной жизни, содержит материал, характеризующий работу посольства за отчетный период. Грамотно составленный отчет является базой для внесения корректив во внешнеполитическую линию России в отношении данной страны.

7. Политический портрет и ситуация в стране. Составляются на видных государственных и общественных деятелей страны пребывания. Кроме биографической сведений на интересующее лицо в политической характеристике должны присутствовать мировоззренческие позиции, политические взгляды и ценностные ориентации фигуранта. Обращается внимание на роль, место и влияние конкретной личности в политической жизни страны, особенности его характера, сильные и уязвимые стороны его как политического или государственного деятеля.

8. Записи бесед . Излагается основное содержание разговора, выделяется квинтэссенция беседы, формулируются позиции собеседников, их аргументация, логика рассуждения. В конце записи указывается, по каким позициям достигнута договоренность, а по каким нет, какие обязательства взяли на себя стороны на будущее. Стиль записи беседы должен быть спокойный, деловой, без злоупотребления прилагательными и эпитетами.

9. Шифртелеграммы . При абсолютной гарантии секретности она обеспечивает доставку информации в кратчайшие сроки. К шифрпереписке допускаются только опытные дипломатические работники. Подписывает готовый текст глава дипломатического представительства. Текст составляется от руки в соответствующей рабочей тетради. В интересах безопасности и сохранения конфиденциальности такие телеграммы пишутся в специально отведенных для этого помещениях.

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Особенности составления и оформления
информационно-справочных и справочноаналитических документов
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования Вологодского филиала РАНХиГС

Основные понятия
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом
положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания
распорядительных документов.
Общий признак – фиксируют информацию, используемую при
принятии управленческих решений и позволяющую выбрать наиболее
эффективный способ управленческого воздействия, а некоторые –
непосредственно инициируют управленческие решения.
Информация, зафиксированная в информационно-справочных и
справочно-аналитических документах, используется в других документах:
распорядительных, отчетных, плановых.

Функции и особенности информационносправочных и справочно-аналитических
документов
1. Выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационнораспорядительным документам. Сообщают сведения, которые могут побудить к принятию
определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения. Информация может побуждать к действию, а может быть только
принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать
основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
2. Реализуют коммуникативные связи между различными уровнями управления. В процессе
документооборота, как правило, информационно-справочные документы идут снизу вверх по
системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, а справочно-аналитические документы (чаще
всего) от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности
справочно-информационных документов используются для реализации информационных
связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и
должностными лицами.
3. Имеют много общего в составлении и оформлении (докладные, объяснительные,
служебные записки; справки), отличаются шаблонностью в составлении.

Виды информационно-справочных и
справочно-аналитических документов
Информационно-справочные
Справочно-аналитические
документы
документы
докладная записка
акт
предложение
справка
объяснительная записка
заключение
заявление
отзыв
служебная записка
представление
телеграмма, телефонограмма, телекс,
факсограмма, электронное сообщение

Докладная записка. Служебная записка.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения и содержащий изложение какого-либо служебного
вопроса, раскрывающего его действительное состояние.
Служебная записка – документ информационного характера, направляемый
должностным лицом или работником другому должностному лицу, с выводами и
предложениями составителя.
Различие между докладной и служебной запиской состоит в том, что докладная
записка представляется вышестоящему должностному лицу, а служебная записка
представляет собой переписку между структурными подразделениями организации
(в ряде организаций докладные записки используются ограниченно,
информирование руководителей всех уровней оформляется служебными
записками).
Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по
заданию его непосредственного руководителя.

Оформление докладной (служебной)
записки


наименование вида
документа;
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
дата;
адресат;
заголовок к тексту;
30.04.2016
текст;
подпись.
Об увеличении штатной
численности отдела
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
Текст оформляется на листах бумаги формата А4.
Рассмотрение докладной (служебной) записки руководителем выражается в
оформлении резолюции, которая записывается на свободном месте в заголовочной части
документа.

Композиционная структура докладной
(служебной) записки
Если докладная (служебная) записка состоит из трех частей, то:
1-я
часть
Изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом
(причиной) для составления документа или формулирование цели,
которая должна быть достигнута.
2-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в 3-й
части.
3-я
часть

Если докладная (служебная) записка состоит из двух частей, то:
1-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во 2-й
части.
2-я
часть
Выводы (просьба, предложение, требование).
Текст документа составляется от 1 лица ед.числа (предлагаю, прошу, считаю
необходимым)

Композиционная структура служебной записки
(пример). Виды служебных записок
Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2015 года мною проведен
анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I – III
квартале текущего года (1 часть – причина составления). Результаты
анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников
отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и
владеющих таковым (2 часть – обоснование предложения).
В связи с этим требуется корректировка штатного расписания
отдела снабжения (3 часть - предложение).
Виды служебных записок
АНАЛИТИЧЕСКИЕ
ОБЗОРНЫЕ
ИНФОРМАЦИОННОСТАТИСТИЧЕСКИЕ
Включают
подробный
анализ
ситуации,
излагаемые
факты
(данные,
события)
комментируются
Содержат краткую информацию о
нескольких
тесно
связанных
проблемах.
Дается
сжатый
анализ.
Часто
дополняются
детализирующими справками.
Содержат цифры, данные,
располагаемые
наглядным,
удобным для восприятия
образом (в форме таблиц,
графиков и т.п.). Не содержат
подробного анализа данных.

Объяснительная записка. Особенности,
композиция.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо
действия, факта, события, составляемый работником организации и
представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки составляются в нештатных управленческих ситуациях,
при нарушении трудовой или производственной дисциплины.
Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному
должностному лицу, подписывается составителем.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Решение руководителя выражается резолюцией, проставляемой на свободном
месте в заголовочной части документа.

10.

Оформление объяснительной записки
При оформлении используются реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование вида
документа;
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
дата;
адресат;
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
28.09.2016
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
Если текст объяснительной записки большой по объему (более 3-5 строк),
составляется заголовок к тексту.

11.

Оформление текста объяснительной записки
(пример)
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
В связи с тем, что был направлен
руководителем
управления
на
научнопрактический семинар по проблемам подбора
и отбора персонала, проводимый РАНХиГС
27.09.2016, я не смог принять участие в
работе
оперативного
совещания.
Подготовленные мной документы и расчеты
были
оставлены
секретарю
отдела
маркетинга Никоновой О.П., которая должна
была их передать членам оперативного
совещания, чего она не сделала из-за болезни.
Начальник отдела
Подпись
П.В. Кнышев

12.

Справка
Справка – документ,
составляемый в целях
подтверждения тех или иных фактов или событий.
информирования или
Справки по основной деятельности
организации (справка носит
аналитический характер)
Справки, подтверждающие
определенную информацию о
предъявителе (биографического или
служебного характера)
Текст состоит из 2-3 коммуникативносмысловых частей (информация может
быть разбита на тематические блоки,
разделы).
Подписывается
непосредственно
составителем
или
руководителем
структурного подразделения.
Используются
унифицированные
бланки с трафаретным текстом (чаще
формата А5).
Подписываются
руководителем
организации
(либо
руководителем
кадровой
службы,
главным
бухгалтером), обязательно заверяются
печатью.

13.

Особенности составления основного
текста справки, подтверждающей
определенную информацию о предъявителе
Основной текст излагается с соблюдением определенных
последовательности, с использованием типовых моделей:
правил
Дана (фамилия, инициалы или полные имя и отчество в дательном падеже) в
том, что ….
Дана Воробьёвой Юлии Семёновне
в том, что он (она) действительно работает в ООО «Профиль»
в должности заведующего отделом продаж.
Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один
интервал ниже основного текста (Выдана для представления в посольство
Республики Чехия). Сведения о сроке годности справки размещаются на один
интервал ниже сведений об организации (Справка действительна в течение 10
дней со дня выдачи; Справка действительна на 2015 год).
Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и
инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

14.

Заявление
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для
доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего)
информации узкой направленности (просьба, предложение или жалоба).
Пишется от имени одного лица, по конкретному поводу и посвящено, как
правило, одному вопросу. Может быть и коллективным (исходить от группы
граждан).
Пишется на имя того лица, в компетенции которого находится
поднимаемый вопрос. Адресация документа включает полное (без
сокращений) официальное наименование должности лица, его инициалы и
фамилию (в дательном падеже).
Пишется от заявителя с указанием его фамилии в родительном падеже (с
предлогом или без предлога «от»), инициалов.

15.

Заявление
Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка
просьбы
(жалобы,
предложения)
но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
1___________
2___________
___________
____3____
__________4_________________________
____________________________________
____5_________________6_____________
с
краткой,

16.

Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова заявление?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:
Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст
заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ;
ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях:
Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце,
слово «заявление» со строчной буквы).
При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство –
предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения,
соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Итак, допустимы варианты:
тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

17.

Заявление. Требования к основному тексту
Основной текст, как правило:
1. Начинается со слов, отражающих сущность содержания документа: прошу….,
обращаюсь….., ставлю Вас в известность…
2. В некоторых случаях применяются средства аргументации (для указания
причины или цели) – по причине…, в связи с тем…., на основании того, что …,
учитывая, что.
3. Излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Не принято
употреблять местоимения я/мы.
4. Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже
наименования. После основного текста с красной строки дается указание о
наличии приложения (при наличии).
5. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой
части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления.
6. Подпись размещается интервалом ниже основного текста, правее даты
написания заявления.

18.

Протокол
Протокол заседания – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях, деловых переговорах
и других мероприятиях. В управленческой деятельности используется два вида
протоколов.
Полный протокол
Содержит запись всех выступлений
Обязательные реквизиты протокола:
наименование организации
название вида документа
дата и номер протокола
место составления
заголовок к тексту
текст
подписи
Краткий протокол
Содержит только фамилии выступивших,
краткую запись о теме, принятые
решения

19.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Указываются фамилии и инициалы председателя заседания и
секретаря, количество или фамилии (при необходимости –
должности) присутствующих и, отдельно, приглашенных.
Записывается повестка дня. Вопросы располагаются по порядку (по
степени их сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения). Вопросы формулируются с предлогом о (об) и
нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса
указываются фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется
вопрос или группу вопросов обозначать словом Разное.
Фамилии записываются в протокол в алфавитном порядке (если их не более 15).
Если на заседании присутствует более 15 человек, составляется список
присутствовавших, который прилагается к протоколу, в протоколе указывается
общее количество участников с отметкой в скобках «список прилагается».

20.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст состоит из отдельных разделов, соответствующих вопросам
повестки дня, каждый раздел записывается в последовательности:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Эти ключевые слова печатаются прописными буквами и с новой
строки.
Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой
дня.
После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается в
именительном падеже фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа излагается содержание доклада. Если текст
доклада прилагается к протоколу, после фамилии докладчика кратко
обозначается основная тема выступления и в скобках делается
отметка «Текст доклада прилагается».
В кратких
протоколах указывается фамилия выступавшего
(докладчика) и тема его выступления.

21.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их
поступления и записываются в той же последовательности. Сначала
указываются фамилии и инициалы лица, затем поступивший от него
вопрос и данный докладчиком ответ.
В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при
необходимости – должности выступавших и содержание их
выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на
заседании. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц,
принимавших участие в обсуждении.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое
решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так
чтобы не возникло двоякого толкования. При необходимости наряду
с решением указываются результаты голосования: количество
голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также если
голосование было тайным – количество выданных бюллетеней,
количество бюллетеней, поданных после голосования и количество
бюллетеней, признанных недействительными.

22.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст постановляющей части протокола формулируется в
повелительной форме: разработать, представить, подготовить
отчет о …
Если решений несколько, каждое решение оформляется как
отдельный пункт. Пункты решения нумеруются арабскими цифрами.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня,
о принятии к сведению справок и т.п.) также отражаются в тексте
протокола.
Участники заседания или совещания могут высказать особое мнение
по принятому решению. Содержание особого мнения записывается
в протоколе после записи соответствующего решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. В
установленном законодательством случаях протокол подписывается только
председателем или, напротив, всеми членами коллегиального органа.
Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе
протоколов отдельно.

23.

Выписка из протокола
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых
решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться
выписки из протокола.
Выписка из протокола – это документ, представляющий собой точную копию
части подлинного протокола.
В выписке воспроизводится:
вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе,
секретаре, присутствующих);
вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему
решения.
Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

24.

АКТ
Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения
установленных ими фактов, событий, действий.
Виды
актов:
сдачи-приемки;
обследования;
инвентаризации; расследования несчастного случая и пр.
испытаний;
ревизии,
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), но в отдельных
случаях могут составляться одним лицом – работником, имеющим на это
полномочия. Акты могут составляться постоянно действующими или временными
комиссиями.
Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа
(АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления (за
исключением случаев, когда местонахождение организации включено в
наименование), заголовок к тексту, текст, подписи.

25.

АКТ
Заголовок к акту, как правило, составляет одно целое с названием вида
документа: Акт о приеме-передаче документов и дел. В управленческой
деятельности употребляется родительный падеж существительного после слова акт,
например: акт списания материальных ценностей, хотя в литературной речи слово
акт управляет винительным и предложным падежами (акт о проверке, акт на
право пользования землей).
Датой акта является дата подписания его составителями. Поскольку акт
составляется после события, результаты которого фиксируются в документе, в тексте
акта в обязательном порядке указывается дата проведения мероприятия, например:
В период с 12 – 18 февраля 2011 г. комиссия провела проверку финансовохозяйственной деятельности филиала, в результате которой установлено…
Место составления акта должно соответствовать месту, где фактически проводилась
работа, зафиксированная в акте.

26.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Содержит ссылку на основание составление акта (это может
быть распорядительный, организационно-правовой или иной
документ с указанием органа, издавшего его, даты и номера),
а также сведения о лицах, составивших акт (указываются
должности работников, их фамилии и инициалы).
Если акт составляется комиссией, указываются сначала
сведения о председателе, а затем – о членах комиссии.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном
порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии пишутся с
прописной буквы.

27.

Композиционная структура акта (2 части)
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной
работы, установленные факты и выводы. Содержание может быть
разделено на пункты, включать материал, представленный в виде
таблицы.
Основная часть излагается в форме повествования.
Текст акта должен отвечать на следующие вопросы:
когда проходило мероприятие (проверка, экспертиза и т.п.);
что являлось предметом и целью этого мероприятия, каков
результат.
При описании результата или фактов, при обнаружении каких-либо
недостатков или нарушений необходимо дополнительно указать,
при каких обстоятельствах произошло то или иное событие, по чьей
вине или по какой причине, с какими последствиями.
В конце акта могут даваться рекомендации и предложения:
Комиссия рекомендует…

28.

Особенности требований к оформлению акта
В конце текста акта указывается количество составленных материалов и их
местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов по результатам ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты
утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Отдельные разновидности актов имеют особенности составления и
оформления, которые устанавливаются нормативными правовыми актами
(инструкциями, правилами) соответствующих органов власти.
Поэтому при
возникновении ситуации, требующей составление акта, прежде всего необходимо
выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации
или не установлены ли особые правила для составления и оформления акта.

29.

Использованные источники
1. Введенская, Л.А. Русский язык. Культура речи. Деловое общение:
учебник/ Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – М. :
КНОРУС, 2016. - 432 с.
2. Янковая, В. Ф. Документная лингвистика: учебник для студ.
учреждений высш. проф. образования / В.Ф. Янковая. – М.:
Издательский центр «Академия», 2011. – 288 с.

Ответ: Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол – док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт – док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение – док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка – док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка – док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка – док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние – составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние – составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка – док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты : отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолжен содержатьболее 300 слов . Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс – телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов . Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).

Документы личного происхождения: резюме для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, автобиография, заявления – о приеме на работу, об отпуске, об увольнении; личная доверенность, расписка

Ответ: Право на участие в конкурсе на замещение вакантной государственной должности имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие русским языком, отвечающие
установленным федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, необходимым для замещения вакантной государственной должности.

Решение о дате, времени и месте проведения второго этапа конкурса принимается руководителем государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных гражданами, изъявившими желание участвовать в конкурсе, а также после оформления в случае необходимости допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

В случае установления в ходе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению кандидата на государственную службу, он информируется в письменной форме руководителем государственного органа о причинах отказа в участии в конкурсе.

Информация о дате, времени и месте проведения конкурса сообщается гражданам, допущенным к участию в конкурсе (далее - кандидаты), руководителем государственного органа не позднее чем за неделю до его начала.

Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

· личное заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции, листок по учету кадров, фотографию;

· документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);

· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,копии документов об образовании, о повышении квалификации, о присвоении ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы);

· справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о его имущественном положении;

· медицинское заключение о состоянии здоровья по форме, утвержденной Комитетом здравоохранения;

· другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Представленные кандидатом на имя руководителя государственного органа сведения подлежат проверке в соответствии с федеральным законом.

С согласия гражданина (государственного служащего) проводитсяпроцедура оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности связано с использованием
таких сведений.

Государственный служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя руководителя государственного органа. Государственный орган обеспечивает ему
получение документов, необходимых для участия в конкурсе.

Проверка достоверности сведений, представляемых государственным служащим, изъявившим желание участвовать в конкурсе, осуществляется только в случае его участия в конкурсе на замещение высшей
государственной должности.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в случае:

· признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

· лишения его права занимать государственные должности государственной службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

· наличия подтвержденного заключением медицинского учреждения заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

· отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений;

· близкого родства или свойства (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов) гражданина с государственным служащим, если его предстоящая федеральная государственная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного другому;

· утраты гражданства Российской Федерации, наличия гражданства иностранного государства, за исключением случаев, когда доступ к государственной службе урегулирован на взаимной основе межгосударственными соглашениями;

· отказа от представления сведений о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на правах собственности, являющихся объектами налогообложения

справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-

информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля .

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу . Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения .

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.